ویدئو کنفرانس به طورکلی به معنی برقراری ارتباط زنده صوتی تصویری بین نقاط مختلف فارغ از نزدیکی یا دوری آنها از حیث جغرافیایی است. با کمک این سیستم افراد حاضر در مکان های مختلف قادر خواهندبود صوت، تصویر و اطلاعات یکدیگر را دریافت و با هم تبادل نظر و تعامل نمایند. این امکان با کمک مجموعه از فناوری های مخابراتی و صوتی تصویری مهیا می گردد.
نحوه عملکرد سیستم ویدئو کنفرانس :
اغلب سیستم های Video Conference دارای اجزا ثابتی هستند. این اجزا عبارتند از دوربین، میکروفن، بلندگو، کدک و نمایشگر. دوربین سیستم بهتر است از نوع رباتیک (PTZ) باشد تا امکان چرخش به طرفین را داشته باشد. این امر خصوصا زمانی که سیستم به عنوان بخشی از سالن جلساتی بزرگ در کنار سیستم کنفرانس استفاده می شود مهم است. کدک (Codec) در واقع هسته مرکزی سیستم بوده که دستگاهی کوچک شبیه کیس کامپیوتر یا تین کلاینت است. تعدادی اتصالات ورودی خروجی روی کدک تعبیه شده است.
به طور خلاصه و ساده معمول ترین روش (اما نه تنها روش) کارکرد این سیستم ها به شرح زیر است:
در یک سمت ارتباط، میکروفن و دوربین صدا و تصویر را دریافت و آن ها را برای کدک ارسال می نمایند. در کدک صدا و تصویر تبدیل به بسته های اطلاعاتی شده و کدگذاری می شوند. سپس با کمک بسترهای شبکه همچون اینترنت، اینترانت و … اطلاعات به مقصد ارسال می گردد. در مقصد عینا مشابه همین تجهیزات وجود دارند. کدک مقصد بسته اطلاعات را دریافت، رمز گشایی نموده آنرا مجدد به صدا و تصویر تبدیل می نماید. این صدا و تصویر از بلندگو و نمایشگرهای طرف دیگر که میتواند تلویزیون، ویدئو پرژکتور یا حتی ویدئو وال باشد پخش می گردد. بدین ترتیب ارتباط بین طرفین محقق می شود. بنابراین مشخص است بهره مندی از بستر اطلاعاتی (بستر IP) مطمئن و پر سرعت در برقراری ارتباط از طریق ویدئو کنفرانس اهمیت فوق العاده بالایی دارد.
مزایای سیستم VIDEO CONFERENCE :
صرفه جویی در زمان: اولین و مهمترین مزیت این سیستم کاهش زمان مورد نیاز جهت ملاقات طرفین مذاکره است. این امر از طریق بی نیاز کردن طرفین از طی مسافت ها برای ملاقات حضوری صورت می پذیرد.
کاهش هزینه ها: همزمان با کاهش و حذف زمان مورد نیاز برای دسترسی به یکدیگر و ملاقات حضوری. هزینه هایی که برای پیمودن مسافتها یا هزینه های اقامتی نفرات در مقصد نیز حذف می گردند. همچنین مخاطراتی که افراد ممکن بود در سفرها با آن مواجه شوند هم در این روش از بین می رود.
برقراری ارتباط با نقاط غیر قابل دسترس: حتی نقاطی که به صورت فیزیکی قابل دسترس نیستند با کمک این تکنولوژی در دسترس قرار خواهند گرفت.
تماس بین چند نقطه : برخلاف جلسات دیدارهی حضوری که عموما بین دو طرف برگزار می شود. با استفاده از ویدئو کنفرانس امکان برقراری تماس و تعامل بین چند نقطه با فواصل گوناگون بطور همزمان ممکن است.
ارتباط تصویری : در این سیستم برخلاف تماس تلفنی امکان دیدار یکدیگر وجود دارد. این امر موجب شده نزدیکترین حالت در صد از ارتباط بین افراد بر پایه زبان بدن (Body Language) استوار است.
قابلیت دسترسی بیشتر: با استفاده از این روش افراد حتی اگر در محل کار یا زندگی خود حضور نداشته باشند نیز در دسترس می باشند. همچنین میتوان جلسات و تماس ها را ضبط و برای افرادی که در آن حضور ندارند بازپخش نمود. بنابراین این سیستم به کاربران خود فابلیت انعطاف پذیری بی نظیری اعطا می نماید.
